A día de hoy, todavía existen múltiples empresas que no emplean sistemas informatizados para controlar el stock. También escenarios donde a pesar de tener informatizado el sistema, no se tiene mucho control sobre lo que se tiene. Mucho menos para realizar automatismos o generación de pedidos automáticos. En ese escenario, básicamente se tiene un “poco de todo” y se va revisando a ojo el material que se debería pedir por el encargado del almacén para reabastecerlo.
¿Y qué debo tener en stock?
En una época como la que nos encontramos, es todavía más necesario si cabe tener en cuenta los niveles de stock con los que contamos. Sin lugar a dudas responder a preguntas como qué debo tener, cuánto debo tener y cuándo lo debo pedir son claves para acertar en la estrategia comercial de nuestra empresa.
Lo primero a plantearnos es que, aunque nos dediquemos a un sector determinado, muy probablemente no vamos a poder abastecernos con todos los productos que el mercado demande y por tanto lleguemos a la disyuntiva de qué tener almacenado para satisfacer la demanda de manera inmediata y por el contrario qué no, lo que nos llevará a pedirlo a nuestro proveedor cuando nos lo demanden.
Para ello, deberemos tener en cuenta el nivel de servicio que queramos dar y que somos capaces de soportar tanto económicamente como en su logística. Está claro que podemos revisar lo que suelen comprar nuestros clientes y llenar nuestros almacenes a espuertas para poder abastecer sus necesidades de forma continua e ininterrumpida pero estaremos propiciando la posibilidad de tener material obsoleto además del propio coste de almacenamiento.
Para saber qué debo tener, entre otros criterios, debería saber qué es lo que ya está funcionando por lo que si no disponemos ninguna herramienta mínimamente automatizada para conocer las ventas previas no tendremos un punto de partida. No sólo es importante saber cuántas unidades se han realizado sino también cada cuanto se producen, es decir, cuantos movimientos realiza dicho producto para conocer la dispersión de la demanda.
Saber exactamente lo que querrán nuestros clientes es harto difícil sino imposible. Aquí la receta a aplicar normalmente será tratar de combinar una dosis de estadística, mucha experiencia en nuestro sector y una pizca de anticipación de las tendencias del mercado para vaticinar la demanda. La experiencia y la anticipación corresponderán a nuestros departamentos de compras, comercial y de marketing mientras que necesitamos que la estadística la genere nuestro software empresarial.
Aquí es imprescindible que dispongamos de información básica como las ventas que se produjeron, el nivel de rotación, qué productos habituales hasta el momento dejaron de venderse; Por contrapartida, necesitaremos saber sobre aquellos que tuvieron una tendencia creciente en su venta. Esto será una herramienta que permitirá ayudar en la decisión de definir el producto que reposará en nuestras estanterías para satisfacer la demanda sin necesidad de realizar pedidos de compra.
Evidentemente no obviamos que las dificultades son muchas dado que no solo interviene el factor de demanda sino que muchas veces debemos ponderar oportunidades de negocio como ofertas puntuales del proveedor, anticipación de campañas que nos permitan reducir costes o mantener disponibles productos de poca venta por imagen o prestigio de producto. No obstante, establecer qué producto será el habitual, tener en el punto de mira los niveles mínimos de producto y fijar unos topes de control nos permitirá no sólo reabastecer nuestros almacenes sino también controlar que lo hacemos de forma adecuada.
De esta forma, nuestra organización podrá tener conocimiento de qué debemos pedir pero ¿lo hará a tiempo? Supongamos que estamos realizando un informe automatizado de aquellos productos que se encuentran por debajo del stock mínimo fijado para el producto. Si esperamos a ese momento a realizar el pedido, con casi toda probabilidad entre los tiempos de realizar el pedido al proveedor, la gestión del mismo, la distribución de la mercancía hasta nuestros almacenes y su manipulación para ponerlo a disposición para la venta provocarán un retardo en la entrega al cliente no deseada.
Tener sistemas de previsión de compras y que además se basen en los plazos de reposición del proveedor nos permitirá anticiparnos a la demanda y recibir la mercancía a tiempo. Por otro lado, sería ideal que el sistema también fuera revisando que el propio tiempo esperado se cumple. Si además dichos sistemas se retro alimentan para cerciorarse de que el proveedor cumple con los plazos pactados podremos dar un servicio mucho mejor a nuestros clientes.
