Tener un buen sistema de cobros en una empresa es indispensable pero además en el canal Horeca se necesita que sea ágil y rápido.
Sistema de cobros en los actuales ERP
La mayoría de soluciones ERP del mercado, tienen un sistema de entrada de cobros en el que hay que filtrar por cliente, fecha, etc para acceder a los cobros del cliente y una vez dentro seleccionar el cobro que deseamos e indicarle el medio de dicho cobro.
Cuando hablamos del sector distribución Horeca, este método no es tan válido.
Trabajo diario en sector Horeca
En el sector de la distribución, si un repartidor sale con 50 pedidos, es posible que me cobre unos 25. Cuando este repartidor llegue a las oficinas y tenga que liquidar lo cobrado en la ruta, es muy poco práctico tener que ir cliente por cliente, buscándolos para pasar este cobro.
Lo mismo nos sucedería con los representantes comerciales que tengo en mi empresa, que además de hacer su ruta de pedidos puede que también cobren a algunos clientes.
Necesito disponer de un sistema ágil y rápido para poder pasar los cobros y las liquidaciones de representantes y repartidores.
Particularidades de un buen sistema de cobros
Una vez en la oficina tendré que comprobar dos cosas:
- Que todos los documentos que se ha llevado el repartidor se han entregado, es decir que todos los albaranes o facturas los trae de vuelta firmados asegurando la entrega de los mismos.
- En el caso de que se cobren facturas, tengo que liquidar los cobros de forma rápida y simple.
Soluciones de cobros en empresas de distribución
Como he comentado antes la mayoría de soluciones informáticas tienen un sistema de cobro poco práctico y en estos casos existen dos soluciones:
- A través de PDA: el propio repartidor o comercial, a través de una aplicación pasa el cobro que llega de forma instantánea a la oficina. La firma del documento también se realiza en la misma PDA y así nos ahorramos el tener que escanear esta firma para incorporarla al sistema.
- Si no disponemos del primer sistema comentado, podemos optar por el sistema tradicional del papel, pero mejorado, de forma que nos permita pasar este cobro de manera muy ágil. Para ello, la mejor forma es dotar a la factura o albarán de un código de barras para que a través de un lector, nuestro sistema informático pueda leer la información de ese documento y dar por buena la entrega de esa mercancía y pasar el cobro sin necesidad de identificar al cliente, importe, fecha… o el campo por el que quieras filtrar.
Por todo esto es importante tener un buen sistema de cobros en el canal Horeca que te facilite el trabajo, sea ágil y rápido para tu día a día.
