Apostar por la implementación de un ERP es un salto hacia adelante, un paso necesario para la evolución y el crecimiento de la empresa. De la adecuada gestión del cambio de ERP depende, en gran medida, el éxito del proyecto.
¿Qué es la gestión del cambio?
La gestión de cualquier cambio es el enfoque adoptado para tratar de minimizar los impactos negativos del mismo y facilitar la transición.
Por lo general, los cambios van acompañados de cierta resistencia e incertidumbre. En el caso de un ERP como SAP Business One, son varios factores que lastran y dificultan el éxito de una implementación.
Por ejemplo, puede existir desconfianza por parte de los usuarios a los que va destinado, quienes temen que las automatizaciones pongan en peligro su puesto de trabajo.
Otras dificultades pueden ser las dificultades de uso del nuevo entorno, o las carencias de la herramienta para dar respuesta a todas las necesidades o desarrollar todas las funciones.
Un tema también muy importante es la disponibilidad de tiempo de los usuarios para aprender el nuevo sistema y participar activamente en el proyecto de implantación ya que deben seguir con sus tareas diarias, aspecto este que normalmente les implica toda la jornada laboral.
La gestión del cambio de ERP se ocupará de diseñar una estrategia que contemple todos estos impedimentos, asegurando la integración de los nuevos procesos y estructuras para conseguir los beneficios previstos, provocando la mínima distorsión posible a la empresa.
¿Por qué lanzarse al cambio de ERP?
Vivimos tiempos de cambio. La empresa forma parte del ecosistema del mercado, y como tal, no puede ignorar la innovación tecnológica, los cambios en las necesidades de los clientes, o en las tendencias del mercado.
Y no puede, porque la empresa que no responde a esta evolución deja de ser competitiva. Otras organizaciones más flexibles y con mayor capacidad de respuesta ante las exigencias del mercado ocuparán rápidamente su lugar. Es muy importante tener en cuenta que si tú no te adaptas tu competencia sí lo hará
Muchas veces se aplican soluciones parciales ante estas nuevas necesidades. Para reducir ciertos costes o plazos se automatiza algún proceso en concreto, algo así como poner un parche. Lo más típico es empezar con programas de contabilidad o administración.
Pero la necesidad de automatizar procesos no desaparece. La presión del mercado seguirá aumentando, mientras se mantiene la exigencia de trabajar a mayor velocidad invirtiendo menos recursos para poder seguir siendo competitivos.
Es ante esta necesidad de automatizar más procesos cuando se debe considerar “lanzarse a la piscina” de cambiar a un software ERP.
Un sistema creado a base de “parches” no va a permitir a la empresa alcanzar los niveles de eficacia que necesita para ser competitiva en el mundo actual.
Implementar un sistema completo, con una gestión del cambio de ERP más ambiciosa, por más que parezca costoso al principio, resuelve de una vez la necesidad de aumentar la eficiencia y la productividad, optimizando cada uno de los procesos y permitiendo a la empresa poder seguir creciendo y evolucionando.
Factores de la gestión del cambio de ERP
¿Cómo se puede abordar la gestión del cambio del ERP?
Tres son las claves de esta gestión de cambio: la planificación, la formación y la comunicación.
La planificación supone una visión clara de futuro y de los objetivos que se persiguen con el cambio. Además también implica el establecimiento de plazos y métricas de cumplimiento que permitan evaluar el desarrollo del proceso de cambio.
La formación implica contar con las personas, a quienes es necesario involucrar en el proceso. Deben formar parte del cambio, dedicándose los recursos necesarios a su formación y a prestarles el apoyo que necesiten a lo largo de todas las fases. la formación continua debería ser una constante dentro de la empresa, sólo hay una cosa peor que formar a un empleado y que se te vaya y es no formarlo y que se te quede.
Por último, la comunicación, que debe ser eficaz para lograr que todos los involucrados identifiquen tanto la necesidad del cambio como los beneficios que se derivarán del mismo, es la pieza que completa la gestión del cambio de ERP.
En torno a estas claves se estructurará la estrategia de gestión del cambio del ERP. El proceso debe contar además con una actitud de apoyo, impulso y ejemplificación por parte de los líderes de la empresa.
De esta manera se conseguirá superar el reto del cambio, reduciéndose su impacto y sentando las bases para el éxito del proyecto.
¿Tienes dudas sobre cómo abordar la gestión del cambio de ERP? Te esperamos en los comentarios para resolver todas tus preguntas. Somos partner de SAP Business One en Mallorca.
