Es hora de tomar conciencia Real, de la importancia que tienen los datos para nuestra empresa, y esa importancia también debe reflejarse a la hora de salvaguardar los mismos.
Nuestros datos son un tesoro difícil de valorar hasta el momento en el cual sufrimos una perdida.
El respaldo de datos debe subir varios escalones en la escala de prioridades de las compañías, y si me lo permiten, debe estar en el top 10 de las tareas clave. Por otro lado, y creo que mucho más importante que lo anterior, debe ser una responsabilidad compartida por todos los miembros de la empresa, y no me refiero a la responsabilidad de realizar o controlar en sí dichas copias sino de su grado de máxima importancia para toda la organización.
Recolectar datos, clave para nuestra empresa o mera exigencia de nuestro sistema informático.
Centrándonos en la información recolectada por nuestros sistemas informáticos (llamémosle ERP, CRM, gestor documental o meras carpetas de usuario) pareciera que dichos datos son recolectados simplemente por exigencia de nuestros sistemas o porque es parte de la dinámica del día a día del trabajo, no valorando la posibilidad de explotar dichos datos en un futuro.
En este último punto esta una de las claves: si tomáramos conciencia de que dichos datos recolectados durante décadas y con un gran esfuerzo de nuestros compañeros pueden (y deberían) ser explotados, dando la posibilidad de medir nuestro negocio de forma real y constante, entenderíamos que salvaguardarlos es de vital importancia para la evolución de nuestra organización.
A partir de ese momento, de esa toma de conciencia, la realización de las copias de seguridad pasaría a tomar una dimensión nunca vista.
Respaldar sí, pero con conciencia.
Hace pocos días, en una reunión comercial donde evaluábamos la posibilidad de actualizar toda la infraestructura de una empresa, comentábamos con el director general de la misma el tema de las copias de seguridad, el nos confesaba que realizaba desde hace años las copias en una memoria que guardaba en una caja fuerte ignifuga.
La pregunta surgió de forma inmediata: ¿cada cuanto tiempo realizan dichas copias?, la respuesta fue sumamente reveladora: por lo generar luego de facturar. Memorias, cajas ignifugas, etc., de que vale toda esta infraestructura y tiempo, si luego de un hipotético incendio u otro desastre puedo recuperar información que en el mejor de los casos data de hace 1 mes, y todo lo demás, facturas realizadas, cambios de precios, cobros, y miles de etc. La respuesta es simple: apelar a la buena voluntad de los clientes que nos deben, volver a picar los cambios de precios, y un fin de horas de trabajo para poner al día nuestra información. Traducción simple: cientos de € perdidos, estrés, mal clima laboral…
La anterior anécdota me hizo recordar una encuesta de Kroll Ontrack de hace poco más de un año, pero totalmente válida al momento actual. Dicha encuesta fue realizada a 600 clientes de Norteamérica, Europa y Asia Pacífico, dos tercios han experimento pérdida de datos empresariales y tras dicha pérdida de datos, el 60% de los encuestados expresó que tenía una copia de seguridad en vigor, aunque finalmente no le funcionó adecuadamente o se comprobó que no estaba actualizada. Creo que nuestro cliente puede ser parte de esta estadística en cualquier momento.
Conclusión:
Espero no parecer tremendista o catastrofista, pero les invito a realizar un simple ejercicio de imaginación. Vamos a situarnos a pocos días después de actualizar tarifas de por ejemplo 1000 artículos, una tarea normal para cualquier empresa, sumemos la entrada de algunas docenas de albaranes de proveedor y algunas otras decenas de facturas, pedidos, presupuestos y albaranes de clientes. Que representaría la pérdida de dichos datos, a quien responsabilizaría, como valoraría el esfuerzo de poner al día dichos datos, y lo peor de todo, cuenta con la información disponible y total para logar enmendar el problema.
No todo está perdido, seamos realistas, el coste de implementar una solución totalmente automatizada y desatendida de backup en la nube está más al alcance de lo que Ud. piensa, no espere a pasar por un mal trago para tomar conciencia.
Recuerde, en la época actual: Nuestra empresa son, nuestros datos
